PORADÍME   (+420) 739 849 539 (Po - Ne 9-20 hod)

CLEVER MINDS FAMILY

Magazín nejen pro milovníky papíru

Hipster PDA aneb jak mi papírové karty zjednodušily život

“Tak tohle už je skutečně velké retro!” komentoval můj kamarád mé pouzdro s poznámkami, když jsem ho vyndal na společném obědě na stůl.

A má pravdu. Papír je skutečně retro pro spoustu lidí v dnešní době. A i to je jeden z důvodů, proč s ním tak rádi pracujeme.

 

Když jsme v nedávné době vydali postupně Reportéra, k němu pěkné kožené pouzdro, padl návrh oživit myšlenku Hipster PDA od Merlin Manna. A plán byl na světě.

Pak přišla řada testování, zkoušení, hraní si. No nemáme to skvělou práci?

 

Začal jsem postupně tuhle verzi oblíbeného (a pozapomenutého) kapesního systému zkoušet v praxi. Nejprve okrajově - přece jen jsem zvyklý pracovat s Pilotem - ale postupně se mi systém dostal pod kůži. A to doslova. :-)

 

Pro každého, kdo rád experimentuje s úkoly, pracuje se seznamy (např. typický GTD nadšenec a geek) a nechce či nemůže se nějak potkat s elektronickými TODO aplikacemi, přináším několik postřehů, jak si vytvořit skutečně flexibilní kapesní systém organizace.

 

Kalendář na Google nebo papírový?

Zatímco je kalendář základ pro termíny, systém práce s úkoly tvoří základ pro naše rozhodování o čase, který věnujeme jejich splnění. Nic objevného.

Karetní systém je na kalendáři nezávislý, takže jej můžete využít jako perfektní doplněk běžného papírového diáře nebo nosit v pouzdru spolu se svým mobilem.

 

 

Chcete mít přehled? Vyndejte karty na stůl!

Hlavní výhodou systému je přehledný multitasking. Ať již používáte ke své organizaci elektronickou nebo papírovou cestu, narazíte vždy na limity zobrazení pouze jedné obrazovky / stránky v danou chvíli. Přepínání oken či otáčení stránek člověka zbytečně zdržuje a může být také zdrojem vyrušení. O poznámkách nemluvě.

A právě ono přebíhání mezi jednotlivými obrazovkami lze nahradit primitivním způsobem - rozložením všech potřebných karet a seznamů na stůl.

Díky tomuto můžete pak v jednu chvíli vidět vedle sebe své denní či týdenní úkoly spolu s důležitým projektem. Stejně tak mít u sebe seznam s nákupem vedle seznamu úkolů v kanceláři, apod.

 

Druhou nespornou výhodou karet je jejich velikost. Díky kapesnímu formátu na kartu vejdete skutečně jen ty nejdůležitější úkoly a poznámky. Člověk tak ztrácí chuť tvořit zbytečně dlouhé až frustrující seznamy a věnuje se většinou jen podstatě.

 

Různé barvy pro různé seznamy

Třetí vlastnost, která je na karetním systému skutečně příjemná, je to jeho variabilita.

Jste ten typ, co příliš neplánuje a vystačí si jen s denním seznamem úkolů a malým místem na poznámky? Nadepište si kartu dnešním datem a pak směle do práce.

Používáte systém kontextů alá GTD nebo životních rolí jak o nich píše Stephen Covey? Vyznačte je v záhlaví a dělte své úkoly dle konkrétní metody.

Já osobně jsem při práci s karetním setem zkusil oboje a nakonec zakotvil u 4 druhů karet. Každou jsem na hraně obarvil flipchartovou fixou tak, abych na první dobrou viděl, do jaké kategorie karta spadá:

  • týdenní seznam pro hodně operativní úkoly (červená barva) - jednu na současný týden, druhou na týden příští
  • karta agenda (zelená barva) - kartičky se jmény spolupracovníků pro záznam delegovaných úkolů a záležitostí
  • projektová karta (modrá barva) - nadepsaná názvem projektu, deadlinou a obsahující seznam kroků k vyřízení daného projektu
  • someday / future karta (černá barva) - jedna pro osobní, druhá pro pracovní věci - sem píši vše, co se netýká tohoto či příštího týdne.

 

Workflow

Pracuji projektově. A v časových blocích. Každý den se věnuji max 2 velkým, případně 3 menším projektům. Nejefektivnější jsem dopoledne, kam si dávám právě 2 bloky na projekty. Potřebuji tak u sebe mít jen karty konkrétních projektů.

Využívám techniky Pomodoro - v daném úseku soustřeďuji svou pozornost pouze na konkrétní projekt. Cílem je odškrtnout maximum možných úkolů. Případné poznámky píšu na zadní stranu karty pro budoucí využití.

Proškrtanou (splněnou) kartu zastrčím do pouzdra, aby se mi nepletla na očích.

 

Na menších úkolech z týdenního seznamu pracuji většinou odpoledne, pokud neběhám po schůzkách.

 

Schůzky a porady

Univerzálnost karet umožňuje jejich využití také na konkrétních schůzkách a poradách. Buď se dá karta využít jako příprava nebo jako rychlý záznam z konkrétního jednání.

 

Jelikož jsem karetní set používal v pouzdru s Reportérem, používal jsem právě notes jako INBOX na záznamy ze schůzek, jednání, či na zachycení nápadů a myšlenek.

 

Úklid

Mám doma v pracovně na stole 2 krabičky - jedna na “živé seznamy”, druhá je “archiv”. Jednou denně - zpravidla večer - si sednu, vyndám všechny karty z pouzdra a projdu je. Hotové a proškrtané projekty buď archivuji nebo rovnou zahodím.

Archivované karty lze jednou za čas (např. při měsíčním review) nafotit a odeslat do elektronického archivu např. v Evernote či na Dropbox.

Rozpracované karty buď nechám v pouzdru pro dokončení následující den nebo založím do krabičky živých seznamů. Místo nich vezmu jiné s vyšší prioritou.

Karty s agendou konkrétních lidí ponechávám v pouzdru stále.

 

Kolik karet nosím tedy sebou?

Postupně jsem se v pouzdru dopracoval k téhle sestavě:

  • 2 karty na týdenní úkoly (tento a příští týden)
  • 2 - 3 karty aktuálních živých projektů
  • 3 karty pro agendu lidí
  • 2 karty Someday / Future karty pro záznam úkolů do budoucna, jejichž deadline přesahuje tento a příští týden
  • 1 - 2 karty čisté (pro případ nápadu či že by některá karta nestačila poznámkám)

Pokud vím, že v daném dni bude více času na projekty či jiné aktivity, klidně si přihodím jednu či dvě karty navíc.

 

Je to skutečně retro.

Ale je to velmi operativní, datově i energeticky nenáročné. I když se to tak nemusí na první pohled zdát, jsem přesvědčený, že na osobní agendu je tento systém plně dostačující a zvládne řízení i rozsáhlejších záležitostí. Zároveň zachovává velkou míru osobní svobody a minimalismu v nastavení.

 

Ano - nemá cloud, nemá synchronizaci a sdílení. Pro tyto projekty a účely však používáme jiných nástrojů. Koneckonců - foťák máme dnes v mobilu každý, takže jak již bylo řečeno - kartu můžete zálohovat nebo poslat mailem libovolně kdy potřebujete.

 

Takže vzhůru do plnění vašich snů a pamatujte - nezáleží na nástroji, jde o to mít úkoly odškrtané a mít prostor na další životní radosti!

 

Karty můžete koupit TADY.

Pěkný den

 

Honza