(+420) 739 849 539 (Po - Ne 9-20 hod)

Košík 0
Produkt byl přidán do košíku
Množství
Celkem
Pokračovat v nákupu Přejít do košíku

CLEVER MINDS FAMILY

Magazín nejen pro milovníky papíru

Zaměřte svou pozornost na to důležité díky těmto 6 pravidlům

Nedávno jsem narazil na článek pojednávající o pravidlu 80/20, tedy Paretově principu, kdy 20% naší činnosti tvoří 80% výsledků.

Článek poukazuje ve své hlavní myšlence na tendenci převážně začinajících či malých podnikatelů věnovat svůj čas neproduktivním činnostem. Mezi tyto činnosti řadí vše, co za nás může udělat někdo jiný – úklid, vaření, žehlení, ale také zapojení tiskárny v kanceláři, nákup materiálu v hobby centru, apod. Problém každého začínajícího nebo menšího podnikatele se nazývá náklady. Každý z nás na začátku přemýšlíme, obracíme každou korunu, než ji utratíme. A velmi si přitom hledíme účelu, pro který má být naše finanční zásoba využita. Tato situace je základním předpokladem na první pohled sice logického, ale při hlubším rozboru nepochopitelného jednání.

Vezměme si příklad – přijdete ráno do kanceláře a z nějakého neznámého důvodu nefunguje spojení s tiskárnou. Jelikož ale firma potřebuje fungovat a bez tiskárny to dost dobře nejde, zahájíte studium problému – co se kde stalo, kdo tisknul poslední, jak tiskárnu obsluhoval, apod. Po několika neúspěšných pokusech přijít na viníka tiskárna stále nefunguje, přestože jste vyzkoušel všechny možné kabely, zástrčky, restarty a nové zapojení.

Někdy zkrátka jsou věci mezi nebem a zemí, které nelze vysvětlit. A jak tak desítky minut ztrácíme tím, čemu nerozumíme, tratíme na druhé straně daleko více, než kdybychom zavolali servisního technika.

Recept je jednoduchý – přestaňte se zabývat tím, co může udělat někdo jiný!

Podnikatelé většinou znají pravidlo, že 20% nejlepších klientů dělá většinu – tedy 80% celého byznysu firmy. A toto pravidlo se dá spolehlivě uplatnit i na ostatní činnosti v podnikání. Včetně oblasti řízení svého osobního času.

Na čem stojí vaše podnikání? Jaká činnost vás živí? Kolik vám vydělá hodina vaší práce? A kolik ušetříte tím, že budete reinstalovat tiskárnu…? Spousta otázek a jednoduchých odpovědí. Pouze 20% času tráveného prací přináší našich aktuálních 80% výsledků. Je těžké ubránit se pocitu, že něco dokážete udělat sami a nemusíte kvůli tomu volat technika, opraváře, hospodyni. Jenže právě v tuto chvíli zapomínáme na fakt, že je mnohdy je pro nás jednodušší vydělat svou činností, které rozumíme. Navíc tím dáme práci někomu jinému, čímž podpoříme koloběh ekonomiky.

Z minulých dob nám zůstala jedna úžasná vlastnost – rádi stále něco kutíme. Většinu věcí si umíme zařídit, opravit a udělat. Dost často nám to zabere daleko více času, nervů a také přemýšlení, ale ten pocit, když je dílo hotovo…ten je nenahraditelný. Dává nám pocit sebejistoty, uspokojení a dodává kuráž se příště opět k dílu postavit čelem. Nicméně stále je to jen a pouze kutilství. Koneckonců i jedna společnost provozující hobbymarkety tento fakt pochopila a staví na něm svou reklamní kampaň. Pokud se na uvedenou situaci podíváme pohledem čistě časovým, pak den má 24 hodin a s tím nikdo nic nenadělá. To, jak trávíme svůj čas, máme plně ve své moci. Zatímco někdo opravuje tiskárnu, druhý vydělává. Když jeden prolézá kabelová spojení, jiný sedí s klientem a domlouvá novou zakázku.

Volme správně své priority

Rozhodnutí o tom, čemu budu věnovat, jakožto podnikatel, svůj čas, je pouze na mně. Plán, rozpočty, to-do listy a programy, to vše máme zpracováno. Synchronizujeme, kreslíme, zapisujeme. Přesto se necháváme zavalit činnostmi, které nejsou hlavním generátorem našich příjmů. Přijímáme zakázky, které je lepší nechat konkurenci, s otazníkem “co kdyby?”. Kdo tuto situaci ví, odtuší, že takové “KDYBY” se ve většině případů nikdy nedostaví. A co je výsledkem? Jsme zavaleni prací, jejíž finanční efektivita ve vztahu k investovanému času významně klesá. Nechat se zavalit drobnými úkoly není ukázkou příliš velké obratnosti a chytrosti.

Co tedy dělat? Jak postupovat, aby k podobným situacím nedocházelo?

Važte si svého času! Važte si svých schopností a umu!

1. Rozhodněte se, co je vaše práce ve firmě!

Jste-li zedník na volné noze, pak je to práce na stavbě. Vedete-li tým obchodníků, je to manažerská a edukativní činnost. Ne účetnictví, ne rozvoz materiálu.

Jaká činnost, pokud jí děláte soustředěně a neustále, vám přináší největší zisk? Buďte k sobě upřímní a vypište si všechny tyto výdělečné činnosti na papír. Kdykoliv dojde k situaci, že se máte věnovat něčemu jinému, rozhodněte se podle tohoto seznamu, zda-li například díky nefungující tiskárně, které budete věnovat celé dopoledne, nepřicházíte o pozornost klienta, který chce u vás utratit peníze.

Pozor! Mezi ty nevyžádané činnosti může patřit rovněž přebírání úkolů od kolegů, kteří je na vás jsou schopni navalit v nebývalé míře!

2. Mějte plán! Vždy! Na každý den!

Poměrně často se při seminářích či konzultacích setkávám s tím, že klienti neberou příliš vážně svůj program. Pracovní čas jako by byl něčím jiným a ne jejich životem. Byť i plán mají, nechají se natolik ovlivnit situací a druhými lidmi, že se ke svému plánu dostanou třeba až po několika hodinách v práci. Pracujte na všem, co je důležité a nenaléhavé. Předejdete tím vzniku naprosto zbytečných požárů, které ve finále mohou znamenat daleko vyšší náklady, než návštěva servisního technika.

Svůj plán dodržujte! Upozorněte ostatní vždy, když významným způsobem nabourávají váš časoprostor.

3. Delegujte!

Nebojte se o svou práci podělit. Jakmile hrozí zahlcení vašeho času nebo i hlavy, rozhodněte se, které činnosti z těch méně důležitých může udělat někdo jiný. Vždy se ve vašem seznamu úkolů najdou takové, které za vás někdo rád udělá. Važte si svého času a věnujte jej pouze klíčovým aktivitám. Do stavebnin může vždy zajet někdo jiný.

4. Nespojujte funkce a oblasti odpovědnosti!

Vždy, když se setkám s člověkem, který je zároveň obchodním a současně i marketingovým ředitelem, ptám se jej, co je víc? Samozřejmě, že při rozjezdu podnikání je vždy třeba zastoupit vícero rolí, ale s postupem času tato situace firmu brzdí. Pracujte na tom, aby za obchod byl odpovědný někdo a za marketing někdo jiný. Jedná o klíčové oblasti podnikání, které by tedy měl dělat někdo na plný úvazek. Navíc přijmutím dvou lidí podpoříte růst firmy. Tedy přibírejte a poté kontrolujte efektivitu činností.

5. Nepodceňujte pohled dozadu!

Mnoho menších firem se při plánech dopředu nejprve ohlédne zpět. Má to svou logiku, protože je vysoce pravděpodobné, že co se povedlo v minulosti, může se podařit i v budoucnu. Problémem však je, že řada z těchto firem svou minulost neanalyzuje dostatečně a budoucnost tak logicky pouze předpovídá. Stejné je to i v oblasti řízení času. Věnujte každý týden dostatečný prostor ohlédnutí se zpět, zaznamenání všech potřebných událostí a informací, sepsání nových úkolů a případně zkontrolování delegované práce. Budete-li tak činit na týdenní bázi, je vysoce pravděpodobné, že zmírníte případné škody vzniklé nehlídáním si podstatného. Navíc pohled dozadu mnohdy může velmi ovlivnit to, čemu se budeme věnovat v budoucnu.

6. Chtějte být lepší! Pomáhejte druhým být lepšími!

Známe to ze školy – všechny předměty nám šly, jen např. matematika byla horší. Namísto rozvoje ostatních – našich silných dovedností, jsme se uchylovali k biflování a procvičování matematiky, která nám tak krutě nešla a nebavila nás.

Je někdy až s podivem, jak se člověk dokáže na své cestě životem zastavit, zacyklit, nechat zmanipulovat. Je škoda vidět kreativního člověka plného nápadů zavaleného povinnostmi a papíry. A naopak třeba trápícího se obchodníka, který by byl skvělým úředníkem. A tak je neustále školíme, trénujeme, snažíme se zlepšit známku z matematiky. Vybrat lidi, poznat jejich silné stránky a umožnit jim tyto stránky rozvíjet, to je jedna ze základních dovedností každého manažera či majitele firmy. Ne vždy se to podaří na první pokus, ale při pravidelné práci to je poznat velmi brzo. Dopřejte lidem kolem vás možnost pracovat na tom, co je baví. Dejte jim ve své firmě ten správný životní prostor.  Tím pomůžete jejich rozvoji. Pomůžete své firmě!

Stejně tak odmítnete-li v sobě dělat zbytečnou práci, dokážete rozvíjet sebe sama. A dáte třeba prostor vyniknout někomu dalšímu. To vše vylepšuje vztahy i pozici firmy.